ビジネスメールを効率化する方法とは？ITツールに関する情報
１GB以上の大容量ファイルも送信可能
通常のメールを使ったやりとりですと、一通あたりの容量の上限が決まっており、大容量のファイルを送信することは出来ませんでした。しかし、コミニュケーションツールですと、１GBを超える大容量のファイルでも相手の方に一瞬で送信することができます。その為、メールを分割してファイルを送信したりする手間や時間を省くことが可能なのです。
リアルタイムで情報共有できる
コミニュケーションの最大の魅力はリアルタイムで情報共有できることにあります。従来のメールを使ったやりとりの場合、複数人でやりとりすることは難しく、少なからず電話や会議の時間を設ける必要がありました。しかし、コミニュケーションツールの場合、グループチャットを作成することができ、複数人のとやりとりも非常に簡単です。しかも、情報伝達速度も素早く、相手側からスムーズなレスポンスが期待できます。
スケジュール管理でも使える
多くの従業員が働いている職場だと、一人一人のスケジュール管理は個人間で任せることになります。そうするとチームの責任者がそれぞれのスケジュールを把握しきれない可能も十分にあります。コミニュケーションツールでは、スケジュール・タスクを簡単に共有し、また、その情報に基づいて適切な指示ができます。その為、スケジュール管理やプロジェクト管理にも向いているのです。
誤送信による情報漏洩リスクを軽減！
ビジネスでは、社外秘の機密情報の管理において徹底する必要があります。ですが、それがビジネスメールによって情報漏洩するというケースは未だに少なくありません。通常のメールの場合だと、送信した時点で取り返しがつかずに、相手側が機密情報を抹消したかどうかも把握することは不可能です。しかし、コミニュケーションツールの場合だと、送信取り消しやダウンロード履歴の確認などの機能もあるので、誤送信による情報漏洩リスクも最小限で済みます。
