ビジネスメールを効率化する方法とは?ITツールに関する情報

コミニュケーションツールのメリット!〜ビジネスメールの効率化〜

ビジネスメールでの失敗

ビジネスマンであれば、毎日のようにメールやチャットを利用していることでしょう。その為、言葉遣いにはある程度の知識を持った方が多いです。しかし、実はそんな方でも言葉で間違えることもあります。特に、間違いやすい言葉が「了解しました」「ご苦労様です」「すいません」の3パターンです。

ビジネスメールでよくある間違い言葉3選

メール
no.1

了解しました

ビジネスでのメールや電話などで頻繁に用いられる「了解しました」は実は間違い言葉だと言われています。敬語としては問題無いものの、フランクな印象を受けることもあり、上司、取引先の相手、顧客への対応では「承知しました」という表現が正しいです。

no.2

ご苦労様です

職場で相手を労わる時には、「ご苦労様です」と使ってしまいがちです。しかし、ご苦労様という言葉は目上の方が目下の方に対して使うものなので、注意が必要になります。この場合、相手を労わる言葉としては「お疲れ様です」が適切な表現です。

no.3

すいません

すいませんとすみませんは一見すると、どちらも変わらないように感じます。ですが、「すいません」という言葉は正しい日本語ではありませんので、目上の相手に対して使わないようにしましょう。また、ビジネスシーンでは「申し訳ございません」が好ましいです。

ビジネスメールを効率化する方法とは?ITツールに関する情報

メール

1GB以上の大容量ファイルも送信可能

通常のメールを使ったやりとりですと、一通あたりの容量の上限が決まっており、大容量のファイルを送信することは出来ませんでした。しかし、コミニュケーションツールですと、1GBを超える大容量のファイルでも相手の方に一瞬で送信することができます。その為、メールを分割してファイルを送信したりする手間や時間を省くことが可能なのです。

パソコン

リアルタイムで情報共有できる

コミニュケーションの最大の魅力はリアルタイムで情報共有できることにあります。従来のメールを使ったやりとりの場合、複数人でやりとりすることは難しく、少なからず電話や会議の時間を設ける必要がありました。しかし、コミニュケーションツールの場合、グループチャットを作成することができ、複数人のとやりとりも非常に簡単です。しかも、情報伝達速度も素早く、相手側からスムーズなレスポンスが期待できます。

メール

スケジュール管理でも使える

多くの従業員が働いている職場だと、一人一人のスケジュール管理は個人間で任せることになります。そうするとチームの責任者がそれぞれのスケジュールを把握しきれない可能も十分にあります。コミニュケーションツールでは、スケジュール・タスクを簡単に共有し、また、その情報に基づいて適切な指示ができます。その為、スケジュール管理やプロジェクト管理にも向いているのです。

メンズ

誤送信による情報漏洩リスクを軽減!

ビジネスでは、社外秘の機密情報の管理において徹底する必要があります。ですが、それがビジネスメールによって情報漏洩するというケースは未だに少なくありません。通常のメールの場合だと、送信した時点で取り返しがつかずに、相手側が機密情報を抹消したかどうかも把握することは不可能です。しかし、コミニュケーションツールの場合だと、送信取り消しやダウンロード履歴の確認などの機能もあるので、誤送信による情報漏洩リスクも最小限で済みます。

ITツールの活用の流れ

男の人と女の人

ビジネスの問題点の把握

コミニュケーションツールを含め、ITツールを導入する際にはまずビジネスの問題点や課題を明らかにしましょう。業務フローやマニュアル全体を見直して問題や課題を見つけるようにしてください。

ITツール導入に関する分析

ビジネスの問題点や課題が明らかになった時点で、次はITツール導入に関する分析を行ないます。導入するITツールで問題点・課題をどう解決することができるのか、様々な視点から分析、検討してみましょう。

ITツール導入の目的を明確化

ITツールを導入することを決めたなら、自社での運用目的やガイドラインを明確化するようにしましょう。目的は、売上アップや業務の生産性の向上、顧客満足度の向上など色々ありますが、日数と数値を具体的に設定すべきです。

システム要件定義・構築

自社にITツールに詳しい方がいる場合、その方を起点にシステム要件定義や構築を行っていきましょう。仮に、そのような人材がいない場合には、外部の専門家と相談しながら、システム構築を行っていくといいです。

運用・見直し

システム構築の初期段階が完了すれば、いよいよツールの実装になります。運用する前に社内全体に周知して、ツール導入をスムーズにしておくべきです。また、運用すれば、新たな課題や問題点を発見することになります。その度に、運用を見直して自社にとって最適なツールにしていきましょう。

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